การจัดรูปแบบข้อความลักษณะต่างๆ
นอกจากการปรับเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดแบบอักษรด้วยวิธีที่ได้แนะนำไปแล้ว เอกสารที่สวยงาม จะต้องประกอบด้วยรูปแบบข้อความที่มีเอกลักษณ์ มีจุดเน้นด้วยตัวอักษรแบบหนา ตัวอักษรเอียง ตัวอักษร ขีดเส้นใต้ และตัวอักษรสีสันต่างๆ กันไปอย่างเหมาะสม โดยใช้เครื่องมือจัดรูปแบบข้อความลักษณะข้างต้น จากชุดแถบเครื่องมือแบบอักษรในส่วนอื่นๆ ได้เช่นกัน
การจัดรูปแบบข้อความท้ังแบบอักษรหนา เอียง ขีดเส้นใต้ และสีตัวอักษรมักจะใช้ควบคุมกับ เทคนิคการเลือกข้อความ โดยให้เลือกข้อความก่อนแล้วคลิกป่ ุมเครื่องมือที่ต้องการ และหากต้องการยกเลิก รูปแบบใดๆ ก็ทำได้โดยการเลือกข้อความที่ต้องการยกเลิกและคลิกป่ ุมเครื่องมือซ้ า
นอกจากการปรับเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดแบบอักษรด้วยวิธีที่ได้แนะนำไปแล้ว เอกสารที่สวยงาม จะต้องประกอบด้วยรูปแบบข้อความที่มีเอกลักษณ์ มีจุดเน้นด้วยตัวอักษรแบบหนา ตัวอักษรเอียง ตัวอักษร ขีดเส้นใต้ และตัวอักษรสีสันต่างๆ กันไปอย่างเหมาะสม โดยใช้เครื่องมือจัดรูปแบบข้อความลักษณะข้างต้น จากชุดแถบเครื่องมือแบบอักษรในส่วนอื่นๆ ได้เช่นกัน
การจัดรูปแบบข้อความท้ังแบบอักษรหนา เอียง ขีดเส้นใต้ และสีตัวอักษรมักจะใช้ควบคุมกับ เทคนิคการเลือกข้อความ โดยให้เลือกข้อความก่อนแล้วคลิกป่ ุมเครื่องมือที่ต้องการ และหากต้องการยกเลิก รูปแบบใดๆ ก็ทำได้โดยการเลือกข้อความที่ต้องการยกเลิกและคลิกป่ ุมเครื่องมือซ้ า
ข้อความที่จัดแต่งด้วยสีสันตัวอักษรและตัวหนา
การจัดพารากราฟให้กับข้อความ
นอกจากการจัดรูปแบบข้อความแล้ว คำสั่งจัดพารากราฟยังเป็นคำสั่งสำคัญที่ผู้ใช้งานควรทราบและ นำไปประยุกต์ใช้งาน เช่นการจัดหัวเรื่องห้แสดงผลก่ึงกลางหน้ากระดาษ การจัดเน้ือหาในพารากราฟทุกบรรทัดให้ขอบซ้ายเสมอกัน เป็นต้น
การใช้งานทำได้โดยคลิกเมาส์ในพารากราฟ แล้วคลิกป่ ุมเครื่องมือที่ต้องการ เช่น คลิกป่ ุมจัดเต็มแนว เพื่อให้ข้อความในพารากราฟจัดชิดขอบซ้ายและขอบขวาเต็มพ้ืนที่การพิมพ์
การจัดการแฟ้มข้อมูล ข้อมูลที่จัดพิมพ์ในไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะต้องบันทึกลงสื่อบันทึก (Storage Media) อย่างแผ่นดิสก์ (Diskette) ฮาร์ดดิสก์ (Hard Disk) หรือ อุปกรณ์บันทึกแบบพกพาอย่าง Thumb Drive มิฉะน้ันข้อมูลจะสูญหายได้ ข้อมูลที่บันทึกแล้วจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มข้อมูล (File) นอกจากการบันทึกข้อมูลเก็บในรูปแบบแฟ้ มข้อมูลแล้ว ผู้ใช้อาจจะต้องทำงานอื่นๆ กับแฟ้มข้อมูลเพิ่มเติมเช่น การเปิดแฟ้มข้อมูล การปิดแฟ้มข้อมูล การสร้างแฟ้มข้อมูลใหม่
การบันทึกแฟ้มข้อมูล
การบันทึกแฟ้มข้อมูล (Save) เป็นการใช้คำสั่งจัดเก็บของไมโครซอฟต์เวิร์ดเพื่อบันทึกข้อมูลที่พิมพ์ บนจอภาพโปรแกรม เก็บในรูปของแฟ้มข้อมูลดิจิทัลไว้ในสื่อบันทึก เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย และสามารถ เปิดเพื่อแสดงผล แก้ไข พิมพ์เพิ่มภายหลังได้
การบันทึกแฟ้มข้อมูลของไมโครซอฟต์เวิร์ดทำได้โดยคลิกป่ ุมเครื่องมือบันทึก ที่ปรากฏใน แถบเครื่องมือเข้าถึงแบบด่วน ซ่ึงจะแสดงกล่องโต้ตอบการบันทึกแฟ้มข้อมูล ดังภาพ
กล่องโต้ตอบการบันทึกแฟ้มข้อมูล
สามารถบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยพิมพ์แก้ไขชื่อแฟ้มข้อมูลในรายการ “ชื่อแฟ้ม” แล้ว คลิกป่ ุม “บันทึก” โดยสามารถสังเกตได้ว่าแฟ้มข้อมูลได้รับการบันทึกแล้วจากแถบชื่อเรื่องที่ปรากฏใน ส่วนกลางบนสุดของจอภาพ แสดงเป็นชื่อแฟ้มข้อมูลที่กำหนด
แฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะมีส่วนขยายลงท้ายด้วย .docx ท้ังน้ีหลังจากบันทึก แฟ้มข้อมูลแล้วมีการพิมพ์เพิ่มเติมหรือแก้ไขข้อมูล ควรบันทึกแฟ้ มข้อมูลอย่างสม่าเสมอ เพื่อให้ระบบจัดเก็บข้อมูลเป็นปัจจุบัน ป้องกันข้อมูลสูญหายได้ด้วยครับ การบันทึกแฟ้มข้อมูลอีกวิธีที่นิยมคือการคำสั่ง ผ่านแป้นพิมพ์ที่เรียกว่า คีย์ลัด (Short Key) โดยการกดป่ ุม Ctrl ค้างไว้แล้วกดป่ ุม S
การเรียกดูแฟ้ มข้อมูลที่บันทึกจากคอมพิวเตอร์
เมื่อมีการบันทึกข้อมูลเก็บในแฟ้มข้อมูล ควรปิดโปรแกรมแล้วตรวจสอบในคอมพิวเตอร์ว่ามี แฟ้มข้อมูลและสามารถเปิดข้ึนมาเรียกดูได้หรือไม่อย่างไร โดยเมื่อปิดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 แล้วให้ย่อจอภาพโปรแกรมที่เปิดอยู่ท้ังหมด เพื่อแสดงจอภาพหลักของไมโครซอฟต์วินโดวส์หรือ
เดสก์ทอป
จอภาพการท างานหลัก : เดสก์ทอป
จากจอภาพเดสก์ทอปให้นำเมาส์เลื่อนไปดับเบิลคลิกบนไอคอน Computer (หรือ My Computer) เพื่อเปิดจอภาพการทำงานที่เรียกว่า วินโดวส์เอกซ์พลอเรอร์ (Windows Explorer) จากน้ันคลิกเลือก โฟลเดอร์ย่อยชื่อ “Documents”
แสดงจอภาพ Windows Explorer
การเปิดแฟ้มข้อมูลที่สร้างไว้มาแสดงหรือเพื่อแก้ไข นอกจากการดับเบิลคลิกที่ไอคอนแฟ้มข้อมูลที่ ต้องการผ่านทางวินโดวส์เอกซ์พลอเรอร์ แล้วยังสามารถใช้วิธีการเปิดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จากน้ันคลิกเมนูคำสั่ง “แฟ้ม” เลือกคำสั่งย่อย “เปิด” ได้ด้วย
คำสั่งเปิดแฟ้มข้อมูล
การปิดแฟ้มข้อมูล
คำสั่งปิดแฟ้มข้อมูลก็เป็นอีกหน่ึงสำคัญที่ควรทราบ โดยแฟ้มข้อมูลใดเมื่อเปิดข้ึนมาทำงาน และต้องการยุติการทำงาน เพื่อไปทำงานอื่น ควรปิดแฟ้มดังกล่าวออกจากระบบก่อน โดยคำสั่งปิดแฟ้มข้อมูล ทำได้โดยเลือกเมนูคำสั่ง “แฟ้ม” แล้วเลือกคำสั่งย่อย “ปิด” หรือจะใช้คีย์ลัด Ctrl พร้อมป่ ุม W
การปิดแฟ้มข้อมูลขณะน้ียังไม่มีการบันทึกข้อมูล หรือไม่มีการบันทึกซ้าก่อนปิด ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะแสดงกล่องโต้ตอบสอบถามว่าต้องการบันทึก (Save) เอกสารก่อนปิดโปรแกรมหรือไม่ โดยหาก ต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกป่ ุม “บันทึก” และหากไม่ต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกป่ ุม “ไม่บันทึก” และหาก ต้องการยกเลิกคำสั่งปิดโปรแกรมให้คลิกป่ ุม “ยกเลิก”
